La digitalisation des évènements est devenue fondamentale pour les entreprises avec le développement du numérique. Cela permet de se plonger dans l’innovation et prouver aux partenaires son avancée technologique. Par ailleurs, l’évènement digital est un outil de communication efficace pour renforcer les interactions et attirer un grand nombre de public lors d’une manifestation d’entreprise. Toutefois, sa mise en œuvre doit être bien préparée et organisée pour assurer sa réussite. Il faut penser à des animations efficaces et des contenus pertinents pour séduire les participants.
Qu’est-ce qu’un évènement digital ?
Un évènement digital consiste à se réunir en ligne entre les organisateurs de l’évènement et tous les participants. Une interactivité ensemble est présentée par les membres durant les sessions d’évènement en ligne. Concernant le déroulement des évènements, il n’y a pas beaucoup de différence avec les évènements physiques. Il s’agit de diffuser l’évènement sur un réseau interne de l’entreprise ou sur internet, mais les codes restent les mêmes. Ce genre de manifestation a également comme objectif d’établir de la proximité avec les participants. Les dernières innovations en matière d’évènement virtuel ont pour objectif d’impressionner les participants en plus de leur aspect pratique. Il faut tout de même opter pour des animations adaptées aux cibles, réalistes et concrètes. L’interaction et l’animation sont les tendances actuels pour ce type d’évènement. Apporter une dimension digitale aux évènements trouve un intérêt particulier auprès des entreprises. En effet, un évènement en ligne permet d’offrir un moment marquant et unique aux invités et leur apporter un message fort sur une marque. Pour offrir une expérience digitale de qualité, plusieurs formes peuvent être adoptées. Il est par exemple possible d’opter pour un webinar, salon virtuel, formation, interview, table ronde, lancement de produit, conférence en ligne, webcast, etc. Trouvez plus d'informations sur bisons.io
Pourquoi organiser un évènement digital ?
Depuis la crise sanitaire, les évènements digitaux se sont largement démocratisés. En effet, pour communiquer avec leurs partenaires ainsi que leur clientèle, les entreprises sont obligées de recourir au numérique. Toutefois, grâce à plusieurs avantages apportés, la digitalisation d’un évènement a été déjà utilisée par de nombreuses entreprises depuis longtemps. D’une part, ce type d’évènement permet de faire une économie d’argent et de temps. De plus, l’évènement virtuel peut très bien être adapté aux besoins de l’organisateur avec des modules interactifs. Un plus grand nombre de public peut d’ailleurs y accéder. À part cela, un évènement virtuel permet de partager facilement les contenus, de diffuser préalablement les principales informations sur le programme avant le début de l’évènement et d’interagir efficacement avec les participants. De plus, une communication directe avec les invités est possible que ce soit lors d’un meeting en ligne, un atelier, une formation, une conférence, etc. En permettant aux participants d’explorer les contenus de l’évènement digital, les interactions peuvent également continuer même après que celui-ci soit achevé. Les débats et les discussions peuvent aussi se poursuivre. D’autre part, de nombreux outils pratiques et innovants sont actuellement disponibles pour mettre en œuvre un évènement de ce genre. Les tâches sont alors facilitées et automatisées pour plus d’interactivité.
Comment organiser un évènement digital ?
L’organisation d’un évènement virtuel nécessite le suivi de plusieurs étapes de préparation. Premièrement, il faut commencer par la définition du but de l’évènement. Bien évidemment, l’organisation d’un évènement en ligne provient d’une bonne raison pour une entreprise. Pour une bonne organisation de l’évènement et son succès, il faut poser un but bien précis. Cela va permettre de connaître le type de célébration évènementielle qui va être organisé ainsi que les outils et moyens à déployer pour le réaliser. Deuxièmement, il convient de sélectionner la plateforme de rencontre pour concrétiser l’évènement. Pour assurer le bon déroulement de l’évènement digital, il existe de nombreux choix de plateformes, qui sont d’ailleurs pourvues de différentes fonctionnalités comme des chats, partage d’écran, vidéos, etc. En fonction des performances souhaitées, il convient de choisir l’outil adéquat au type d’évènement à élaborer. Ensuite, il faut passer à la conception du contenu de l’évènement. Pour organiser un évènement qui marquera les esprits, il est évident qu’un contenu de qualité doit être établi. Pour cela, il est essentiel d’avoir une bonne stratégie de communication. L’étape suivante consiste à désigner l’intervenant qui animera l’évènement virtuel. Ce conférencier pourra également participer à l’établissement du contenu de l’évènement. Enfin, il est indispensable de préparer la promotion de l’évènement digital. En utilisant les différents canaux de communication, il est possible de promouvoir l’évènement auprès des participants.
Comment se passe le déroulement d’un évènement digital ?
Une nouvelle expérience spécialement élaborée pour s’adapter à chaque objectif est mise en œuvre pour les participants durant un évènement virtuel. L’évènement n’est d’ailleurs pas obligatoirement linéaire et peut convenir à chaque invité, contrairement à un évènement physique. Selon la convenance de chacun, chaque invité pourra ainsi planifier le programme de sa journée. Durant le jour J, le participant doit commencer par son inscription en ligne sur la plateforme de l’évènement digital. Une invitation par e-mail peut aussi être envoyée par l’organisateur dans laquelle un lien est communiqué pour permettre d’accéder à l’application en ligne. Des rappels sur le début de chacune des séances sont envoyés automatiquement aux invités via le message électronique. En rejoignant l’évènement, chaque participant pourra accéder aux outils partagés, travailler avec les autres invités, interagir avec des experts, participer aux ateliers, suivre une formation webinar ou une conférence en direct, etc. Grâce à des outils interactifs comme des questionnaires, questions-réponses, sondage, quiz, etc., chaque séance est participative.
Faire appel à un prestataire d’évènement digital
Pour les entreprises, les évènements digitaux constituent des moments très importants. Ils permettent en effet de renforcer la notoriété, de se faire connaître, de lancer un nouveau service ou produit, etc. Pour qu’un évènement digital soit considéré comme réussi, une bonne organisation et préparation est nécessaire. La mise en place d’une stratégie de communication et l’élaboration de l’évènement doivent être bien réfléchies. Cela est d’autant plus important pour une entreprise qui cherche à renforcer le lien entre ses collaborateurs ou avec ses clients et partenaires selon le but de l’évènement. De ce fait, faire appel à un professionnel de l’évènement en ligne est nécessaire afin d’assurer la réussite de la manifestation. Cela va permettre d’avoir un évènement unique et adapté aux besoins de l’entreprise. Il faut noter que l’évènement demande la création d’un univers digital qui lui est propre. Les participants pourront ainsi se plonger dans une ambiance visuelle, sonore et graphique conçue spécialement pour l’évènement. Une agence évènementielle spécialisée dans le digital saura mettre en valeur les idées de l’entreprise auprès des participants. Néanmoins, il est important de trouver un prestataire fiable proposant des offres correspondant aux exigences de l’entreprise. Pour se faire, il ne faut pas hésiter à comparer les offres de services en ligne et sélectionner les prestations qui répondent le mieux au projet.
