La crise sanitaire a entraîné des restrictions sur nos déplacements et la généralisation du télétravail. Afin de continuer à exercer des activités administratives ou commerciales et permettre à l'entreprise de fonctionner, la possibilité de signer à distance est devenue indispensable. Quel que soit le format du document que vous devez signer, il vous suffit de définir où le signataire doit placer sa signature électronique dans le document, et de sélectionner les autres champs à remplir avant de signer. Vous pouvez également spécifier l'ordre de signature, déterminer le rôle et le fonctionnement de chaque signataire et même ajouter des méthodes d'authentification supplémentaires. Il s'agit d'une solution plus sécurisée que les signatures manuscrites. Alors, comment faire une signature électronique ?
Signature électronique : c’est quoi ?
Une signature électronique est une forme de signature qui permet d'assurer l'intégrité d'un document électronique et de vérifier son auteur grâce à une signature manuscrite similaire à un document papier. Elle a la même valeur juridique qu'une signature manuscrite. Elle diffère d'une signature écrite en ce qu'elle n'est pas visuelle, mais correspond à une suite de caractères. Au contraire, une signature numérique (dessinée ou insérée par le signataire) et une signature scannée n'ont pas la même valeur probante, et elle ne constitue pas une preuve de consentement. Les signatures électroniques ont deux objectifs principaux : assurer l'intégrité du document, c'est-à-dire s'assurer qu’un document n'a pas été modifié entre la signature et l'inspection, vérifier l'identité de l'auteur, c'est-à-dire s'assurer de l'identité du signataire et fournir une preuve de consentement. Pour cela, elle doit être authentique, infalsifiable, non réutilisable, inaltérable et irrévocable.
Les signatures électroniques peuvent être signées en quelques secondes et ne nécessitent pas de documents de contact physiques indispensables au fonctionnement normal de l'entreprise, tels que les contrats de travail, les factures, les bons de commande, les devis, etc. Pour plus d’information, cliquez sur : universign.com
Avantages d’une signature électronique
En permettant d’économiser du temps et de l'argent, les signatures électroniques sont un outil qui fournit des services de productivité aux expéditeurs et aux destinataires. Cela aide à faciliter l'envoi et l'échange de documents, qui peuvent se faire via un ordinateur ou un smartphone, accélérez le processus de signature : les documents peuvent être signés en quelques secondes. Ils peuvent également être signés par les parties en même temps, au lieu de signer séquentiellement comme des documents papier. De plus, grâce à une signature électronique, vous pouvez suivre l'avancement des dossiers en temps réel : on peut voir qui a signé, et si besoin, on peut suivre ceux qui n'ont pas signé. En outre, vos données dématérialisées seront sécurisées car des tiers de confiance garantissent l'intégrité de vos données. Vous pourrez économiser les frais d'achat de papier, d'impression des documents à signer et d'encre, ainsi que les frais de transport ou de déplacement. Vous pouvez aussi automatiser votre processus : une fois le document signé, un traitement ou une action peut être initié. Enfin, grâce à la signature électronique, vous pouvez améliorer les conditions de vie des salariés et des clients, et en leur permettant d'utiliser la signature électronique pour gérer leurs démarches administratives au quotidien, vous gagnerez du temps et augmenterez leur satisfaction globale. Définir une politique de signature globale peut alors être un point de départ.
L'intégration des signatures électroniques dans votre organisation est la première étape de votre transformation numérique. C'est une réelle opportunité de repenser certains aspects du fonctionnement des entreprises. Les outils numériques invitent vraiment à de nouvelles façons de travailler pour vos clients et votre stratégie. Cela contribue à améliorer votre image auprès des clients et à vous différencier de vos concurrents.
Comment faire pour créer une signature électronique ?
Quel que soit le format du document que vous devez signer, il vous suffit de définir où le signataire doit placer sa signature électronique dans le document, et de sélectionner les autres champs à remplir avant de signer. Vous pouvez également spécifier l'ordre de signature, déterminer le rôle et le fonctionnement de chaque signataire et même ajouter des méthodes d'authentification supplémentaires. Il s'agit d'une solution plus sécurisée que les signatures manuscrites. Pour cela vous devrez vous servir d’outils présents sur certains sites ou des logiciels et application. Il existe une option permettant d’extraite une signature pour l’enregistrer. Une fois la signature numérisée. Vous pouvez alors l’utiliser sur tous les documents nécessitant une signature.
La valeur juridique d’une signature électronique
Depuis l'année 2000, les signatures électroniques en France ont la même valeur que les signatures manuscrites dans les autres pays de l'UE. Cependant, selon le décret n°2017-1416 relatif aux signatures électroniques du 28 septembre 2017, seules les signatures électroniques qualifiées sont équivalentes aux signatures manuscrites. Dans le cadre des marchés publics, les signatures électroniques avancées remplissent ces conditions. En tant que norme européenne depuis le 1er juillet 2016, eIDAS fournit un cadre juridique et pratique pour son utilisation et harmonise les règles de signature dans toute l'Union européenne. Lorsqu'un litige survient, plus elle est fiable, plus il est difficile de remettre en cause la validité de la signature et du contrat signé et les engagements qu'il contient. Cette réglementation européenne définit trois niveaux de sécurité : standard, avancé et qualifié. Les niveaux « Avancé » et « Qualifié », impliquant des tiers de confiance (fournisseurs de solutions de signature électronique), sont les plus recommandés aux entreprises.
